Bogotá — Las dinámicas actuales del trabajo representan un desafío para la gestión del tiempo en medio de la saturación a la cual se ven enfrentados los empleados por cuenta de todas las herramientas tecnológicas a las cuales deben acceder en el ejercicio de sus actividades, la carga laboral, entre otros.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) ha advertido sobre la caída relativa de la productividad laboral en Latinoamérica y el Caribe frente al resto del mundo en los últimos cuarenta años, lo que pone barreras “para avanzar hacia una mayor prosperidad compartida de la mano de más y mejores empleos”, según advierte en un informe sobre este tema.
La digitalización y la adopción de formas flexibles de trabajo representan desafíos adicionales en cuanto a la gestión del tiempo para los empleados.
“El principal reto es que con el trabajo híbrido o remoto no hay una separación física de los espacios de trabajo y vida personal, lo que hace que sea más complejo concentrarse y hacer que el tiempo se destine o a trabajar o a atender temas personales. Ahora se combina tiempo de los dos para todas las actividades”, respondió a Bloomberg Línea la firma contratación británica PageGroup.
En este sentido, considera que es clave establecer horarios exclusivos para el trabajo y tener muy definidas las horas de desconexión para evitar quebrar las barreras entre uno y otro y así lograr enfocarse y ser realmente productivo bajo esta modalidad.
También recomienda disponer de espacios separados para evitar interrupciones y que el cerebro se programe para estar modo trabajo en el lugar destinado para eso.
A continuación, algunas claves de PageGroup para aprovechar mejor el tiempo y ser más productivos en el trabajo:
· Evitar el multitasking. En realidad, no podemos hacer varias cosas a la vez, al menos si se trata de algo importante de verdad y que requiera nuestra máxima atención.
· Cuidar el entorno. Buscar un lugar en el que sea fácil concentrarse, identificar ladrones del tiempo y controlar aquello que distrae. En ocasiones, por ejemplo, será mejor apagar el móvil o ponerlo en silencio durante un buen rato.
· Poner límite temporal a las tareas. Determinar qué tiempo necesita para realizar cada una de ellas.
· Agrupar las tareas similares y sistematizarlas. Por ejemplo, realizar todas las llamadas telefónicas en un mismo período de tiempo. Además, desarrollar formas o procedimientos para hacer que las tareas más rutinarias requieran cada vez menos tiempo.
· Evitar caer en el perfeccionismo. “Lo ideal es enemigo de lo bueno”, así que, cuando se esté haciendo una tarea, es primordial preguntarse si se está siendo demasiado exigente y eso no está dejando avanzar.
· Reservar espacios de tiempo para planificar y organizar. Hacer seguimiento de lo realizado, de lo que aún se tiene pendiente, de lo que ha surgido, etcétera.
· Reconocer la curva de energía. Por último, también es importante conocer bien los biorritmos, sabiendo identificar cuándo se es más productivo y cada cuánto hay que parar a recargar las pilas.
Entre tanto, el gerente de Operaciones de la firma de recursos humanos Adecco Colombia, Alejandro Botero, señaló en conversación con Bloomberg Línea que existen “diversas técnicas que se pueden aplicar para aumentar la productividad laboral. Cada persona es diferente, por lo que es importante encontrar las estrategias que funcionen mejor para cada uno y así, adaptarlas a las necesidades y estilo”.
Algunas sugerencias para optimizar el tiempo son:
· Lista de tareas pendientes: Crear una lista para organizar y priorizar las actividades, anotando todas las tareas que se deben realizar y luego priorizarlas según la importancia y urgencia. Esto ayudará a mantener el enfoque y a evitar que se pasen por alto las prioridades.
· Automatización y herramientas tecnológicas: Con el fin de simplificar y acelerar tareas repetitivas o que consumen mucho tiempo, existen aplicaciones y softwares disponibles para gestionar tareas, administrar proyectos, automatizar correos electrónicos, programar reuniones, etc.
· Autoevaluación y mejora continua: Regularmente, revisar y autoevaluar la productividad y eficiencia en el trabajo, identificando áreas de mejora para buscar formas de optimizar los procesos de trabajo. Aprender de las experiencias y ajustar el enfoque, es vital para mejorar constantemente. Importante basarse en la retroalimentación.
· Evitar la sobreprogramación: No llenarse de demasiadas tareas o compromisos en un solo día. Establecer límites realistas y asegurarse de tener suficiente tiempo para completar sus tareas de manera efectiva.
· Mejorar las habilidades de comunicación efectiva: Esto puede evitar malentendidos, retrasos y la necesidad de retrabajo. Aprender a comunicarse de manera clara y concisa, tanto en conversaciones verbales, como escritas.
· Actualizarse y aprender nuevas habilidades: Contribuye a la eficiencia en las tareas y ayuda a mantenerse al día con las últimas tendencias.
· Algunos métodos útiles ya definidos que se pueden profundizar: Técnica Pomodoro, la Caja de Eisenhower, Tablero Kanban, Esquema GTD (recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer), la técnica de los 5 minutos, Mapas mentales, la Regla 80/20, El Sistema 4D (Do now/Hacer ahora), Defer (Diferir), Delegate (Delegar), Delete (Eliminar), entre otras.
Desde Adecco Colombia también compartieron unas recomendaciones que podrían ayudar no solo a la gestión del tiempo y la productividad, sino también cuidar la salud mental:
· Decir “no” también es una respuesta: “no” a las tareas o compromisos que no son prioritarios o que exceden la capacidad de tiempo. Aprender a priorizar y delegar, ayudará a evitar la sobrecarga de trabajo y la procrastinación.
· Generar conciencia de los patrones en la procrastinación cuando se presentan: vencimiento de plazos, no cumplimiento de agenda o caer en distracciones, son banderas rojas que una vez se logren identificar se pueden corregir y seguir adelante.
· No todo es sanción o presión: Celebrar los logros y recompensarse, reconociendo el progreso individual, dará motivación para seguir siendo productivo y así evitar la procrastinación.
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