Bloomberg — Shopify Inc. (SHOP) está buscando ilustrar el valor del tiempo de sus empleados y el costo de las reuniones improductivas con una función en la aplicación de calendario de sus empleados. En concreto, la empresa canadiense de comercio electrónico ha incorporado una calculadora que estima el impacto financiero de las reuniones en las que participan tres o más personas.
Teniendo en cuenta los datos de remuneración media, la duración de la reunión y el número de asistentes, la herramienta asigna un valor monetario a cada reunión. Por ejemplo, una reunión típica de 30 minutos en la que participan tres empleados puede tener un costo de entre US$700 y US$1.600. Si está presente un ejecutivo, como el Director de Operaciones Kaz Nejatian, el gasto puede superar los US$2.000.
Esta herramienta forma parte de la iniciativa en curso de Shopify para minimizar las reuniones innecesarias. A principios de este año, la empresa tomó medidas para eliminar todas las reuniones recurrentes en las que participaran más de dos personas y desaconsejó programar reuniones los miércoles. Al promover un enfoque más consciente de las reuniones, Shopify pretende mejorar la productividad y la eficiencia dentro de la organización.
El objetivo de estas iniciativas, según Nejatian, es “cambiar la respuesta por defecto del sí al no”.
La empresa está en camino de recortar 322.000 horas y 474.000 eventos discretos en 2023, según Nejatian.
“Nadie en Shopify gastaría US$ 500 en una cena”, dijo Nejatian en una entrevista. “Pero muchísima gente gasta mucho más que eso en reuniones sin tomar nunca una decisión. El objetivo de esto es demostrar que el tiempo es dinero. Si tienes que gastarlo, piénsatelo”.
Tanto los ejecutivos como sus empleados afirman que pasan horas a la semana en reuniones que podrían desaparecer sin consecuencias. Según una encuesta realizada por la aplicación de gestión de proyectos Wrike entre directivos y trabajadores del conocimiento, el tiempo perdido en actividades como las reuniones se encuentra entre las cinco principales causas de ineficacia dentro de una organización.
En total, las reuniones no críticas malgastan unos US$100 millones al año en las grandes organizaciones, según la investigación de Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte que lleva dos décadas estudiando las reuniones.
Las empresas llevan décadas luchando contra el flagelo de las reuniones innecesarias. Cuando Alan Mulally tomó las riendas de Ford Motor Co. (F) en 2006, redujo drásticamente las reuniones innecesarias o excesivamente largas para acelerar la toma de decisiones. Hace una década, Bain & Co. (BCSF) descubrió que una sola reunión semanal de directivos de nivel medio costaba a una organización US$15 millones al año, y que los altos ejecutivos dedicaban más de dos días a la semana a reuniones.
“Las reuniones son como las malas hierbas: vuelven a brotar por todas partes a menos que seas diligente”, afirma Brian Elliott, asesor ejecutivo en temas laborales.
Por sí sola, la calculadora de Shopify no cambiará probablemente los comportamientos, dijo Rogelberg. “Es una intervención muy superficial”.
Sugirió a la empresa que la combinara con formación sobre buenas prácticas, información a los mandos intermedios y la implicación de la alta dirección, cosas que Shopify ya está haciendo como parte de su campaña de calendario más amplia.
Otra preocupación, según Steph Little, consultora senior de la empresa de asesoramiento laboral Bright + Early, es que poner una cifra en dólares a las reuniones podría disuadir a los empleados junior o marginados de plantear una cuestión importante en la cadena de mando, pensando que no vale la pena.
“Tenemos un montón de reuniones innecesarias, claro, pero también hay gente que se queda fuera de las decisiones”, afirma Little. “Cuando la gente trabaja a distancia especialmente, quieren la conexión y la información”.
En Shopify, el tiempo medio dedicado a reuniones por trabajador se redujo un 14% en los cinco primeros meses de 2023 en comparación con el mismo periodo del año pasado. Eso ha ayudado a contribuir a un aumento proyectado del 18% en proyectos terminados este año, dijo Nejatian.
“La mayor parte del entorno de trabajo moderno está roto”, dijo. “Lo importante no es cualquier cambio”.
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