Bloomberg — Las reuniones innecesarias le cuestan US$100 millones a las grandes empresas. La cifra se desprende de una encuesta que muestra que los trabajadores probablemente no necesitan asistir a un tercio de las reuniones de las que forman parte.
La encuesta fue realizada por Steven Rogelberg, profesor de ciencia organizacional, psicología y gestión de la Universidad de Carolina del Norte: habló con 632 empleados de 20 industrias distintas para analizar sus agendas semanales y determinar cuánto tiempo pasaban en reuniones, qué sacaban de ellas y cómo respondían a las invitaciones.
Los empleados, encontró, pasan en promedio unas 18 horas semanales en reuniones y solo rechazan 14% de las invitaciones pese a que preferirían que la cifra fuera 31%. Asistir a reuniones no críticas contra su voluntad desperdicia unos US$25.000 de salario anual, lo que asciende a más de US$100 millones al año para empresas con más de 5.000 empleados.
“Las reuniones nos controlan y las reuniones malas tienen un costo enorme”, dijo Rogelberg, que ha estudiado reuniones por dos décadas. “Recibes una invitación a una reunión y dices ‘no debería asistir’ pero lo haces igual. ¿Por qué?”.
Muchos dicen que sí porque es una norma en el lugar de trabajo: nadie quiere ofender al organizador de la reunión faltando a ella, o que sus compañeros piensen que no están comprometidos. Otros odian tener que estar al tanto de lo ocurrido. La mayoría de los directivos no hablan con sus empleados sobre cómo y cuándo rechazar las reuniones, en parte porque suelen ser ellos los que las dirigen y les gusta la sensación de control que les proporcionan, según Rogelberg. La encuesta reveló que a las mujeres les preocupa más que a los hombres rechazar reuniones por miedo a molestar a sus colegas para que se pongan al día más tarde.
“Personalmente, hay días y semanas en los que mis reuniones me superan”, dijo Betsy Peters, vicepresidenta de marketing y estrategia de producto de Riva, un proveedor de software de datos de ingresos para el sector de los servicios financieros con sede en Edmonton (Alberta). Peters necesitaba controlar mejor las reuniones de Riva cuando se produjo la pandemia y los trabajadores pasaron a trabajar a distancia, así que pidió a Rogelberg que hablara con los cerca de 100 empleados de Riva. Desde entonces, han mejorado en la reducción de la lista de invitados, y también han acortado todas las reuniones para que la gente pueda tomar notas resumidas o prepararse para su próxima llamada.
“Se acabó la tiranía de las reuniones de 30 minutos”, dice. “Hemos movido la aguja de las reuniones”.
Sin embargo, pocas empresas lo han hecho. La investigación anterior de Rogelberg descubrió que las reuniones mal gestionadas pueden perjudicar el compromiso de los empleados e incluso potenciar su intención de renunciar, y el marasmo de reuniones empeoró durante la pandemia debido al cambio al trabajo a distancia y las videoconferencias.
Datos de Microsoft Corp. (MSFT) basados en miles de usuarios de su software para el lugar de trabajo descubrieron que el tiempo dedicado a las reuniones se ha triplicado con creces desde febrero de 2020, y el número de reuniones semanales se ha duplicado con creces. Esas reuniones virtuales “tienden a ser más exigentes desde el punto de vista cognitivo, más propensas a la distracción y menos efectivas en muchos aspectos que sus homólogas en persona”, concluyó un equipo de investigadores en un estudio reciente que examinó cómo cambiaron los patrones de comunicación justo después de que se produjera el confinamiento por pandemia en 2020.
Los directivos, que pasan aproximadamente un 20% más de tiempo en reuniones que el empleado medio, deben ser más juiciosos a la hora de convocarlas y más francos a la hora de permitir que la gente las rechace, dijo Rogelberg. Según datos más recientes de Microsoft, el número de reuniones rechazadas aumentó en un 84% el año pasado, pero es probable que esto se deba al hecho de que las reuniones superpuestas aumentaron en un 46% durante el mismo periodo.
Los órdenes del día deben enmarcarse como un conjunto de preguntas a las que hay que dar respuesta, no como un conjunto de temas. “Si no se te ocurre ninguna pregunta, no deberías haber celebrado la reunión”, dijo. Invitar a los asistentes a sólo una parte de la reunión también ayuda a mejorar su eficacia, según la encuesta. De lo contrario, la gente se desconecta: Los participantes en la encuesta de Rogelberg afirmaron que acaban haciendo varias cosas a la vez durante el 70% de una reunión innecesaria.
Para estimar el coste de las reuniones innecesarias, Rogelberg calculó el salario por hora de los empleados basándose en su propio sueldo y en las horas trabajadas a la semana, y luego extrapoló esas cifras para representar a empresas de distintos tamaños. Otter.ai Inc., cuyo software ayuda a las empresas a grabar y transcribir reuniones, financió y colaboró en el estudio.
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