Bloomberg Línea — La pandemia, como se ha dicho en repetidas ocasiones, reconfiguró la mayoría de los empleos y redujo la línea que había entre el trabajo y la vida personal, en especial para aquellos a quienes el hogar se les convirtió en su oficina.
Un informe de la plataforma Asana, especializada en gestión del flujo de trabajo, señaló que año con año, los trabajadores dedican un 27% más de tiempo al trabajo calificado, pero casi un 36% menos de tiempo a la estrategia, explicando que estos pierden hasta 23 de 40 horas laborales semanales en “tareas repetitivas y de poca relevancia”.
Estos ‘pormenores’, entendidos como las comunicaciones acerca del trabajo, la búsqueda de información, el cambio entre diferentes aplicaciones, la gestión de prioridades cambiantes y las actualizaciones de estado del trabajo, ocupan el 58% de la jornada de un trabajador del conocimiento, según el Índice de la Anatomía del Trabajo 2022.
“A pesar de que los trabajadores se sienten cada vez más cómodos y familiarizados con el trabajo híbrido, aún dedican demasiado tiempo a los pormenores del trabajo, independientemente del mercado, su segmento demográfico, el tamaño de la empresa o incluso su nivel jerárquico”, señala el informe, que se enfoca en los trabajadores del conocimiento, es decir, aquellos que tienen tareas relacionadas con sus saberes.
Las horas desaprovechadas en los ‘pormenores’
Para 2022, el informe indica que los trabajadores pierden tres horas a la semana en “reuniones innecesarias”, cada día reciben al menos 32 emails y cada hora “su atención se divide entre varias herramientas desconectadas y el cambio constante entre estas”, después de encuestar a 10.624 trabajadores.
Demasiadas reuniones (24%), especialmente, son una de las principales razones para que los trabajadores crean que no pueden cumplir con un 15% de los plazos de sus tareas. En el listado también aparecen los procesos poco claros (23%) y la falta de claridad en cuanto a las prioridades (22%).
Según Asana, el tiempo que se destina a los ‘pormenores’ afecta en mayor proporción a las empresas más grandes, pues el 32% de las empresas medianas y el 27% de las empresas más grandes “tienen más probabilidades que antes de pasar por alto tareas o actualizaciones”, en comparación con el 20% de las empresas más pequeñas.
Las aplicaciones y notificaciones son excesivas
Los empleados que participaron del estudio también refirieron que usan por lo menos nueve aplicaciones diferentes al año, razón por la que aún “se sienten abrumados” con tantas herramientas, lo que se traduce en menos eficiencia y más horas de trabajo.
Esta sobrecarga de las aplicaciones y la cantidad de notificaciones se refleja en la sensación de los empleados de sentirse obligados a responder “inmediatamente”, perdiendo claridad y dirección en su trabajo.
La cifras señalan que el 42% de los trabajadores pasa más tiempo revisando sus email que en 2021, el 40% dedica más tiempo a videoconferencias, el 52% realiza más actividades en paralelo durante las reuniones virtuales y el 56% siente la obligación de contestar una vez recibe una notificación.
Junto a esto, la plataforma señala que “casi uno de cada cuatro trabajadores experimentan agotamiento mental cuatro o más veces al año, mientras que el 40 % cree que es una parte inevitable del éxito”.
¿Se puede solucionar?
Para Asana, optimizar la tecnología y las herramientas usadas hace parte de las soluciones a la pérdida de trabajo y horas en ‘pormenores’ para las empresas, así como una buena codificación de procesos en el flujo de trabajo y buenas comunicaciones.
Además, se sugiere a las compañías permitir a sus empleados usar el modo “no molestar” para que estos puedan reservar bloques de la jornada laboral y concentrarse en el trabajo.
Por último, los equipos de trabajo interdisciplinares “que puedan trabajar juntos sin sentirse ralentizados por los ‘pormenores’ también es una de las oportunidades para las empresas, pues “los lugares de trabajo exitosos del futuro deberán adoptar el formato de trabajo híbrido y establecer procesos que sean específicos tanto para el trabajo remoto como para el trabajo en la oficina”.
